УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

Пермь
2012 

Предисловие

1. Разработано отделом мониторинга и контроля качества подготовки специалиста ФГБОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ( ПГГПУ)

    2. УТВЕРЖДЕНО И ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ   распоряжением ректора ФГБОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ» от __22.11.2012 _________ № ___57-1____

    3. ВВЕДЕНО ВПЕРВЫЕ 1 декабря 2012

Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения руководства ФГБОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ – ГУМАНИТАРНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ( ПГГПУ)

СОДЕРЖАНИЕ
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины  определения
4. Обозначения и сокращения
5. Ответственность
6. Описание процесса
7. Документирование и архивирование
8. Порядок внесения изменений
9. Рассылка
Приложение А 
Таблица процесса управления записями
Приложение Б
Записи, требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Приложение В
Лист регистрации изменений
Приложение Г
Лист согласования

1. Область применения 

1.1. Настоящий стандарт организации системы менеджмента качества ФГБОУ ВПО «Пермский государственный гуманитарно-педагогический университет» (СТО СМК ПГГПУ) описывает процесс управления записями во всех подразделениях ПГГПУ.
1.2. Применяется во всех подразделениях ФГБОУ ВПО «Пермский государственный гуманитарно-педагогический университет», участвующих в образовательной деятельности.
2. Нормативные ссылки 

ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007  	Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества	
ГОСТ Р 1.5-2004	Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения	
ГОСТ Р 51141-98	Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 	
ГОСТ Р ИСО 9000-2008	Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.	
ГОСТ Р ИСО 9001-2008	Системы менеджмента качества. Требования.	
ГОСТ Р ИСО 9004-2010	Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.	
ГОСТ Р 40.003-2008	Система сертификации ГОСТ Р. Регистр систем качества. Порядок сертификации систем менеджмента качества на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008)	

3. Термины  определения  

В настоящем стандарте применены термины и определения, данные в ГОСТ Р ИСО 9000-2008.
4. Обозначения и сокращения 

СТО        - стандарт организации 
РК           - руководство по качеству
СМК        - система менеджмента качества 
СПП        - структурное подразделение университета 
НПД        – нормативно-правовые документы
ФГОС ВПО- федеральный государственный стандарт высшего профессионального образования 
ГОС  ВПО – государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования
5. Ответственность

5.1. Ответственность за организацию функционирования процесса управления записями СМК несет проректор по управлению качеством образования (ПР).
5.2. Ответственность по шагам процесса управления – в соответствии с таблицей процесса (приложение А).
5.3. Основные характеристики процесса управления записями представлены в карте процесса (приложение Б).

6. Описание процесса

6. 1. Общие требования

ФГБОУ ВПО «Пермский государственный гуманитарно-педагогический университет» определил перечень средств управления записями, необходимыми для результативного функционирования СМК:
1.	перечень необходимых записей для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативность функционирования системы менеджмента качества;
2.	четкость построения;
3.	возможность идентификации;
4.	защита записей;
5.	восстанавливаемость;
6.	определение сроков хранения, изъятия и уничтожения записей.

6.2 Определение необходимых записей для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативность функционирования системы менеджмента качества

Перечень необходимых записей для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативность функционирования системы менеджмента качества включает в себя:
- записи, определенные Положениями о структурных подразделениях, исходя из функций подразделений, необходимых организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими.
- записи, определенные требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (Приложение В).

6.3.  Чёткость построения

Формы бланков документов, содержащих записи, порядок их заполнения и ответственность за заполнение устанавливает разработчик документа. 
Запись данных в бланки документов производится разборчиво, в соответствующие графы форм, записи не должны допускать неоднозначного прочтения.
Подлинность и достоверность всех данных заверяется подписью с расшифровкой фамилии лица, отвечающего за занесение данных о качестве в формы и другие документы.
Корректировка ошибок в документах, содержащих записи, производится лицом, отвечающим за сбор данных. Каждая корректировка заверяется датой и подписью лица, её проводившего, и руководителя подразделения, где эти данные собираются. После корректировки следует предусмотреть процедуру немедленного оповещения лиц, принимающих решение на основании данной записи, о том, что данные в ней изменились.

6.4 Порядок идентификации

Идентификация документов, содержащих записи, производится при помощи идентификаторов:
- названий документа, которое однозначным образом отличают его от всех других записей, размещённых на документах в местах, обеспечивающих быструю и однозначную идентификацию документов, при систематизированном хранении, поиске и ведении;
- учётный номер формы записи, период и место сбора данных и порядковый номер записи;
- порядковый номер и название (идентификация рабочих журналов). 
Способ идентификации выбирает разработчик документа, исходя из требований к продукции и/или процессу. Данный вид идентификации применяется только внутри организации.

6.5. Порядок защиты

Записи должны быть защищены от потери данных и от  изменения данных.
Защита от потери данных осуществляется:
•	ограничением круга лиц, у которых есть доступ к записям;
•	контролем выдачи записи и возвращением ее на место хранения;
•	использованием в работе дубликатов (копий) вместо оригиналов;
•	для записей в электронном виде – установкой защиты от удаления.
   Защита данных от изменения обеспечивается (кроме вышеперечисленного) автори-зацией изменений, т.е. изменения может вносить только автор. 

6.6. Порядок восстанавливаемости

          Восстановление данных в случае утраты их бумажных копий, производится с помощью:
•	дублирования записей (как в бумажном, так и в электронном виде) и раздельного хранения оригиналов и копий;
•	определения источников данных, откуда они могут быть повторно взяты для восстановления записей. 

            6.7. Порядок определения сроков хранения, изъятия и уничтожения записей 

     В организации установлены требования к хранению, изъятию и уничтожению записей.
     Требования к хранению записей:
•	записи одного типа должны храниться отдельно (как минимум, в разных папках) от записей другого типа;
•	способ хранения записей должен сводить к минимуму риск потери или повреждения записей;
•	к местам хранения записей должен быть ограничен доступ посторонних лиц.
•	
Требования к изъятию и уничтожению записей:
•	перечень записей, подлежащих изъятию и уничтожению, должен быть подтвержден владельцем процесса;
•	акт об изъятии и уничтожении записей должен содержать перечень фактически изъятых и уничтоженных записей. 
После заполнения форм документов и обработки данных, включая их обобщение, они передаются на хранение в архив организации. Порядок хранения архивных документов установлен в соответствующих подразделениях организации. 
Документы, содержащие записи, определены в «Номенклатуре дел организации» по каждому структурному подразделению. Необходимость выделения отдельных папок для каждого вида записей устанавливается при разработке и утверждении «Номенклатуры дел организации».
Срок хранения записей в подразделении, как правило, не должен превышать 5 лет. По истечении этого срока документы с данными о качестве утилизируются, если в НД не указано иное.
Условия хранения документов в подразделении должны обеспечивать их сохранность, отсутствие повреждений и предотвращение порчи в течение всего срока хранения.

7. Документирование и архивирование

Подлинник документа после окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в течение 3 лет, если не установлено иное.
     
8. Порядок внесения изменений

           8.1. ПР один раз в два года пересматривает данную СТО ДП 02-01-2012 «Управление записями» на соответствие требованиям системы менеджмента.
           8.2 По итогам рассмотрения ПР может принять решение о продлении действия СТО ДП 02-01-2012 без изменений. В этом случае действие СТО ДП 02-01-2012  продлевается на следующие два года, для чего ПР делает запись в «Листе регистрации изменений» контрольного экземпляра: «Срок действия продлён до 20__г.», расписывается и ставит дату. В противном случае ПР делает запись: «Требует пересмотра. Срок действия продлён до 201_г. (срок продления в этом случае не должен превышать 1 месяц), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данного СТО ДП 02-01-2012.

9. Рассылка

9.1 Настоящий стандарт рассылается во все подразделения организации.

Приложение А
Таблица процесса управления записями
№№	Вход
процесса	Стадии управление	Выход
процесса	Ответственные  должностные лица	

1.	Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 требования СТО СМК ПГГПУ
Требования НПД, ПСП, ПП	Определение потребности в записи
	
Приказ, распоряжение	Ректор, 
ПР, руководители структурных подразделений	
2.	Приказы, распоряжения	Разработка 	Записи	Исполнители	
3.	Записи	Согласование, ввод в действие	Официальный  статус записи	Ректор, 
ПР	
4.	Официальный  статус записи	Идентификация, учет	Идентифицированная запись	Специалисты канцелярии	
5.	Идентифицированная запись	Хранение
	Номенклатура дел структурного подразделения
Архив организации
Сохранность документов	Ректор, 
ПР, руководители структурных подразделений	
6.	Номенклатура дел структурного подразделения
Архив организации
	Анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение документов	Актуализированные документы
Аннулированные документы	Ответственный за ведение номенклатуры дел в структурном подразделении	
7.	Актуализированные документы
Аннулированные документы	Хранение и изъятие записей
	Номенклатур дел с актуализированной документацией.
Сохранность документов	Ответственный за ведение номенклатуры дел в структурном подразделении	

Приложение Б
Записи, требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2008
Пункт
ГОСТ Р ИСО 9001	Записи о качестве, подлежащие регистрации	
5.6. Анализ со стороны руководства
   5.6.1. Общие положения	Записи о проведении и результатах анализа СМК со стороны руководства:
-Протоколы Ученого совета, протоколы заседаний кафедр, Ученых советов факультетов; 
- планы мероприятий на уровне ПГГПУ, кафедр, факультетов.	
6.2. Человеческие ресурсы
   6.2.2. е) Компетентность, осведомлённость и подготовка	Записи об образовании, подготовке, навыках и опыте (персонала):
- план подготовки и повышения квалификации;
- личные дела сотрудников;
- материалы конкурсного избрания и аттестации 	
7.1 d) Планирование процессов жизненного цикла продукции 	- цели в области качества;
- планы стратегического развития организации;
- учебные планы,
- рабочие программы дисциплин и УМК
- расписание учебных занятий,
- индивидуальные планы работы преподавателей,
- карточки учебных поручений,
- расчеты учебной нагрузки ППС ПГГПУ,
- штатное расписание,
- приказы ПГГПУ, 
- распоряжения ПГГПУ;
- учебные журналы;
- протоколы заседаний кафедр и Ученых советов факультетов и др.	
7.2. Процессы, связанные с потребителями
   7.2.2 Анализ требований, относящихся к продукции 	- Отчет приемной комиссии
- Протоколы заседаний кафедр по вопросам актуализации содержания ООП и программ учебных дисциплин;
- Протоколы заседаний Ученых советов факультетов;
- модуль ежегодного отчета о деятельности ПГГПУ, отчет по  самообследованию;
- ежегодные статистические отчеты ВПО1,2.	
7.3. Проектирование и разработка
7.3.2. Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции	Перечень компетенций,
Перечень учебных дисциплин,
Объем учебных часов- трудоемкость,
Компетентность ППС,
Материально-техническое и информационное обеспечение	
7.3.4. Результаты анализа проекта и разработки и всех необходимых при этом действий 	Комплект записей по ОП, одобренных кафедрой и Ученым советом факультета
	
7.3.5. Результаты верификации проекта и разработки и всех необходимых при этом действий 	Комплект записей по ОП, проверенных специалистами УМУ 
	
   7.3.6. Результаты валидации проекта и разработки и всех необходимых при этом действий 	Комплект записей по ОП, утвержденных Ученым советом, ректором
	
7.3.7. Результаты анализа изменений проекта и разработки и любых необходимых при этом действий  ГОСТ Р ИСО 9001 п. 7.3.7;	Лист с перечнем изменений в ОП, утвержденных на заседании Ученого совета факультета
	
7.4. Закупки
    7.4.1. Процесс закупок	- финансовый план-график размещения заказов по закупкам;
- итоговые протоколы закупок;
- заключенные договора;
- договора и спецификации;
- Федеральный реестр государственных контрактов;
- подписанные  накладные;
- акты приемки
	
7.5. Производство и обслуживание 
    7.5.2. Валидация процессов производства и обслуживания	-отчеты обучающихся  по производственной практике;
- отзывы работодателей;
- свидетельство об аккредитации,
- лицензия на право ведения образовательной деятельности	
    7.5.3. Идентификация и прослеживаемость реализации образовательной деятельности	Приказы о зачислении, о переводе, восстановлении, о выпуске и отчислении.
Личные дела студентов.
Шифр ООП.
Данные текущего мониторинга и успеваемости
Ведомости,  зачетные книжки, протоколы ,журнал персонального учета освоения дисциплин отчеты по практикам.
Идентификация учебных программ, идентификация обучающихся, расписание занятий
	
7.5.4. Собственность потребителей	- Учет в регистрационных журналах.
- Записи об утере, повреждении или признание непригодной документации являющейся собственностью потребителя.	
7.6. Управление оборудованием для мониторинга и измерений	Аттестация компьютерных программ
Сертификация тестов	
8.2.  Мониторинг и измерение
    8.2.2. Внутренние аудиты (проверки)	Записи по результатам внутренних аудитов:
- программы аудитов;
- планы аудитов;
- отчёты;
- листы несоответствий;
- листы уведомлений;
- планы корректирующих и предупреждающих действий.	
    8.2.4. Мониторинг и измерение реализации образовательной деятельности	- записи по всем видам аттестаций;
- экзаменационные ведомости;
-  ведомости и отчеты по итогам тестирования и т.д.	
8.3. Управление несоответствующей продукцией	- материалы внешних и внутренних аудитов:
-лист регистрации и идентификацию несоответствий;
- лист регистрации уведомлений подразделений (должностного лица) в случае обнаружения несоответствий;
- протоколы заседаний кафедр, Ученых советов факультетов, Ученого совета;
- планы проведение корректирующих действий; принятие решения.
	
8.5. Улучшение
    8.5.2. Корректирующие действия	Записи по результатам  предпринятых корректирующих действий.	
    8.5.3. Предупреждающие действия	Записи по результатам предпринятых предупреждающих действий.	

Приложение В
Лист регистрации изменений
Изм.	Номера листов (страниц)	Всего
листов
(страниц)
в докум.	№
докум.
(извещение
об изменении)	Вхо
дящий
№ сопро
водите
льного
докум.
и дата
	Подп.	Дата	
	изме-
нённых	заменён
ных	новых	аннули
рованных						

							

			

										

										

										

										

Приложение Г
Лист согласования

Должность, ФИО	Дата согласования	Подпись